Planilha de controle de vendas a prazo: modelo para baixar
Modelo de planilha para controlar vendas a prazo e parceladas, com parcelas, vencimentos e situação calculada sozinha. Baixe em Excel e veja como preencher.
Uma planilha de controle de vendas a prazo precisa de duas listas: as vendas (cliente, valor, entrada e número de parcelas) e as parcelas (vencimento, valor e quanto já foi pago). Com uma fórmula de situação, ela mostra sozinha o que está paga, a vencer ou atrasada. Abaixo, o modelo pronto para baixar.
Se você vende parcelado e ainda anota tudo no caderno ou nas conversas do WhatsApp, a planilha é um bom primeiro passo: ela faz as contas e mostra quem está atrasada. Este guia explica o que cada aba faz, quais fórmulas sustentam o modelo e onde ele começa a dar trabalho demais.
Como é o modelo?
O arquivo tem quatro abas:
| Aba | Para que serve |
|---|---|
| Como usar | Instruções curtas e a legenda das cores. |
| Vendas | Uma linha por venda: data, código, cliente, produto, valor total, entrada e número de parcelas. Calcula o valor da parcela, o que já entrou e o que falta. |
| Parcelas | Uma linha por parcela: vencimento, valor e pagamento. Calcula o saldo e a situação (paga, a vencer ou atrasada). |
| Resumo | Total vendido, já recebido, falta receber, em atraso e a vencer. |
Baixar o modelo em Excel (.xlsx)
O arquivo abre no Excel e no Google Planilhas (em Arquivo > Importar). Se o Excel mostrar as células em branco, clique em "Habilitar edição" no aviso amarelo no topo. O texto azul marca o que você preenche; o preto são fórmulas.
Como preencher, passo a passo?
- Na aba Vendas, anote a venda: data, código (V001, V002 e assim por diante), cliente, produto, valor total, entrada e número de parcelas. A planilha calcula o valor de cada parcela.
- Na aba Parcelas, crie uma linha para cada parcela, com o mesmo código da venda, o vencimento e o valor. Uma venda em três vezes gera três linhas.
- Quando a cliente pagar, preencha "Pago em" e "Valor pago" na linha da parcela. O saldo e a situação se atualizam.
- Abra a aba Resumo uma vez por semana, ou antes de cobrar.
Se a cliente pagou só parte da parcela, lance o valor que ela pagou. O saldo fica com a diferença e, passado o vencimento, a parcela continua como atrasada até quitar.
O arquivo já traz três vendas de exemplo. No dia 3 de novembro de 2026, a aba Parcelas mostra isto:
| Cliente | Parcela | Vencimento | Valor | Pago | Situação |
|---|---|---|---|---|---|
| Ana | 1/3 | 05/11 | R$ 80,00 | A vencer | |
| Bruna | 1/2 | 28/10 | R$ 75,00 | R$ 75,00 | Paga |
| Carla | 1/3 | 25/10 | R$ 60,00 | Atrasada (9 dias) |
Com essas três vendas, o Resumo fecha em R$ 680,00 vendidos e R$ 185,00 recebidos (as entradas e a parcela da Bruna). Faltam R$ 495,00, dos quais R$ 60,00 estão em atraso e R$ 435,00 ainda vão vencer.
Quais fórmulas fazem o modelo funcionar?
São poucas, e você pode copiá-las para uma planilha sua. Estas são versões simplificadas das que estão no arquivo, e a coluna D é o vencimento:
| O que calcula | Fórmula |
|---|---|
| Saldo da parcela | =E2-G2 |
| Situação | =SE(H2<=0;"Paga";SE(D2<HOJE();"Atrasada";"A vencer")) |
| Dias de atraso | =SE(I2="Atrasada";HOJE()-D2;"") |
| Já recebido na venda (aba Vendas) | =F2+SOMASE(Parcelas!$B$2:$B$201;B2;Parcelas!$G$2:$G$201) |
| Total em atraso (aba Resumo) | =SOMASE(Parcelas!I2:I201;"Atrasada";Parcelas!H2:H201) |
O SOMASE faz o trabalho pesado: soma os pagamentos das parcelas que têm o mesmo código da venda. Por isso o código precisa estar escrito igual nas duas abas.
Se o seu Excel estiver em inglês, SE vira IF, SOMASE vira SUMIF e HOJE vira TODAY, e o ponto e vírgula passa a ser vírgula.
Que erros mais estragam a planilha?
- Código da venda diferente entre as abas, como "V001" numa e "V01" na outra. O "Já recebido" fica zerado.
- Vencimento digitado como texto. Se a data aparece alinhada à esquerda, o Excel não a reconhece e a situação não muda. Formate a coluna como data.
- Pagamento que caiu no Pix e não foi lançado. A parcela continua atrasada e você cobra quem já pagou.
- Venda sem todas as parcelas. Confira se "Falta receber" é igual a "Em atraso" mais "A vencer". Se não for, falta criar alguma parcela.
- Fórmula apagada ao colar valores por cima. Cole sempre só nas colunas de texto azul.
Até onde a planilha dá conta?
Enquanto você tem poucas vendas em aberto, a planilha resolve. Ela começa a pesar quando:
- os pagamentos chegam pelo WhatsApp e você só lança depois, quando lembra;
- você precisa conferir uma parcela na hora, com a cliente na sua frente, e o celular não ajuda;
- mais de uma pessoa atualiza o arquivo e surgem duas versões;
- para saber quem cobrar hoje, você filtra e confere data por data.
O Luz de Caixa faz sozinho o que a planilha pede que você faça: cada pagamento atualiza o saldo e o status da venda, a lista de clientes mostra quem está com parcela atrasada e os lembretes de cobrança saem pelo WhatsApp da loja, com a chave Pix.
Para organizar o que combinar com a cliente antes de vender, veja o guia de como vender a prazo sem perder o controle e o de como vender parcelado sem cartão. Se a venda é fiado, sem parcelas definidas, o guia de controle de fiado é o caminho, e as mensagens de cobrança pelo WhatsApp ajudam na hora de lembrar a cliente.
Resumo
- Use duas listas ligadas por um código: vendas e parcelas.
- A situação (paga, a vencer, atrasada) sai de uma fórmula que compara o vencimento com a data de hoje.
- Escreva o código da venda igual nas duas abas e formate os vencimentos como data.
- Lance cada pagamento no dia em que ele entrar.
- Quando a planilha começar a pesar, passe o controle para um sistema.
Quando isso acontecer, teste o Luz de Caixa grátis.
Criador do Luz de Caixa
Web designer e desenvolvedor, criador do Luz de Caixa. Acadêmico de Sistemas de Informação na UFMS.